Proveedor

El registro de proveedores le permitirá elaborar compra de insumos y servicios para su operación.

Datos básicos

  • Nombre. Nombre del proveedor, como aparece en el registro. Recuerde que como lo escriba aparecerá en el Libro de Compras, utilice la Razón Social.
  • Identificación. Seleccione el tipo de documento que identificara al proveedor (RIF, NIT, CI, RUC o equivalente).
  • Mostrar información solo en. En caso de que el proveedor pertenezca a una cadena registrada, selecciónelo aquí. Con varios proveedores de la misma cadena, podrá luego ver estadísticas de compras por la cadena completa.
  • Proveedor intermediario. En caso de que un deudor siempre tenga un cobrador (proveedor global de servicio) indique aquí cuál es.
  • Razón Social. Denominación por la cual se conoce colectivamente a una empresa. Se trata de un nombre oficial y legal que aparece en la documentación que permitió constituir a la persona jurídica en cuestión.
  • País. Donde opera la empresa.
  • Dirección. Dirección formal para comunicaciones escritas.
  • Dirección fiscal. es el lugar de referencia de la persona natural o jurídica en sus relaciones con Hacienda. No confundir con la dirección social.
  • Código Postal. Para comunicaciones escritas.
  • Referencia. Código para enlace con sistemas externos.
  • Clase. Clasifique al proveedor según la tabla de clases de Retenciones de la empresa (Clasificación de Retención de I.S.L.R. en el caso de Venezuela). La clase se administra a través del reporte Clase de Retención - Grupo Tesorería.
  • Carpeta. Esto indica el tipo de compras que se ejecutan, regularmente, dentro de la clasificación de gastos. Si se compran varios rubros al proveedor, coloque el más frecuente, para los otros podrá hacer el ajuste al momento de registrar el gasto como tal (facturas). Ejemplo: Tiene un proveedor de Alimentación, al que regularmente compra ese rubro, pero en diciembre, adquiere bebidas para la fiesta de la empresa. Entonces lo clasifica como proveedor de “Alimentación”, pero cuando llegue la factura de las bebidas, a esa factura la clasifica en el rubro de “Mercadeo”.
  • Cuenta contable. Cuenta contable del proveedor para registro de gastos, en caso de que tenga una particular en el Catálogo de cuentas contables, indíquelo aquí.
  • Condición de pago. Días de crédito de las facturas de proveedor. Podrá hacer ajustes al registrar una deuda en particular.
  • Moneda. Moneda en la que trabaja el proveedor, para proveedores internacionales.
  • Límite de crédito. Crédito otorgado a su empresa por el proveedor.
    • Activo. Indica que está disponible para transacciones en ERP POL21®. Es práctica común que los proveedores se registren inactivos, mientras se validan las referencias, y luego se activen para operaciones, culminado el proceso.
    • Proveedor de financiamiento. Utilizado para marcar a bancos e instituciones, que financian las compras. Los proveedores de financiamiento pueden ser colocados como empresas alternativas para el pago de gastos. Suponga, por ejemplo, que compra a una empresa un repuesto, pero paga con la tarjeta de crédito corporativa. El proveedor de la factura es el vendedor del repuesto, pero la deuda queda en el banco que emitió las tarjetas, y a él podrá hacer los pagos.
    • Proveedor global de servicios. Es el equivalente a un proveedor de financiamiento, pero para empresas que son cobradoras de otras. En Venezuela, por ejemplo, el servicio de aseo urbano y electricidad son cobrados por una administradora (a quien deben emitirse los cheques). Aplica también a administradoras de condominios.

Presione Salvar para almacenar y activar los demáas pestañas del maestro.

Lista de Precio

Las listas de precios son utilizadas para acelerar el proceso de carga de compras a proveedores, indicando, a priori, cuales son los precios de los materiales y/o servicios que proveen.

Note que un mismo material puede tener precios distintos según el proveedor.

Cuando los precios varían con frecuencia, tener las listas de precios no aporta mucho valor, pues pierden vigencia rápidamente.

Para cargar la lista de precios, seleccione cada uno de los materiales de los que desea cargar el precio e indique:

  • Material. Nombre del material, ubíquelo por código, nombre o similar.
  • Unidad. Indique la unidad del material a la que refiere el precio que proporciona el proveedor
  • Costo. Refiere al monto, según la política de su empresa, con o sin impuestos, regularmente sin impuestos.
  • Tiempo de entrega. Indique cuánto demora el proveedor en entregar, una vez colocada la orden de compra
  • Entrega mínima. Especifique cuál es la cantidad mínima a solicitar para proveedores que manejan pedidos al mayor.
  • Entrega máxima. En caso de que el pedido sea muy grande, cuál es la capacidad de entrega del proveedor.

Presione Salvar para almacenar la información y haga uso del botón Nuevo para blanquear el formulario. Repita el proceso hasta cargar todos los materiales de la lista de precios.

Cuenta

Esta sección le permitirá consultar las cuentas bancarias que se hayan asociado al proveedor desde el Maestro Cuenta

Contacto

Coloque aquí a todos sus contactos en el proveedor, típicamente las personas encargadas de cotizaciones, despachos y administración.

Los contactos son registrados por su nombre. Pueden además ser compartidos (ocupar diferentes posiciones en el proveedor) por lo que si ya está registrado en ERP POL21® puede ubicarlo por su nombre. Ejemplo: Andrés Moreno es gerente general en el Proveedor 1, pero también es accionista en el proveedor 2. En ambos proveedores podrá registrar el mismo contacto, con cargos diferentes.

Para cada contacto deberá indicar:

  • Nombre. Nombre de la persona lo más completo posible.
  • Cargo. Cargo que ocupa en el proveedor.
  • Identificación. Identificador del contacto. No utilice números aleatorios y/o secuenciales. Prefiera documentos que no se repitan, como cédula de identidad, números de pasaporte, RIF, etc.
  • Fecha de nacimiento. Para determinar el cumpleaños del contacto.
  • Sexo. Género.
    • Masculino
    • Femenino
  • Dirección. Dirección completa del contacto. Incluya código postal si lo conoce.
  • Código postal. Combinación de números que se asigna a una población y a las distintas zonas dentro de ella para hacer más fácil la clasificación y entrega del correo.

Presione Salvar para almacenar la información y haga uso del botón Nuevo para blanquear el formulario y agregar un nuevo contacto.

Documento

Esta sección le permitirá dar valor a todos los documentos definidos para el proveedor. Todos los documentos son informativos y tienen como propósito generar una base de conocimiento del proveedor. Los documentos pueden incluir, entre otros: Números de solvencias (con sus vigencias), datos de control, etc.

Para asignarle valor a un documento, presione el enlace que lo representa e introduzca el valor requerido según el caso. Presione la tecla Enter para registrar la información.

¿Cómo crear una proveedor?